Nádia Fulco é especialista em organização. Ela é assessora, referência em casamentos diurnos e produz conteúdo diariamente no Instagram sobre o tema. A Nádia faz acontecer. E fez a implementação da Mobieve na empresa dela com muita facilidade.

Ela diz que, antes de conhecer a plataforma, organizava cada casamento no computador em uma pasta. Uma parte dos arquivos era composta de documentos no word e outra parte no Excel. Ela tinha um arquivo pra lista de convidados, um arquivo pra financeiro, um arquivo para tarefas, para checklists, entre outros… E admite que era tanta coisa que “até acabava confundindo um pouco.”

Com a Mobieve, a Nádia passou a se sentir mais capacitada e conta que o sistema a ajuda muito, principalmente na economia de tempo. “Hoje eu tenho tempo pra me atualizar, pra ler um livro, para acompanhar e ler materiais, ir atrás de fornecedores etc”, ela diz.

A Nádia ama compartilhar dicas úteis para suas noivinhas e para outros assessores, incluindo a utilização da Mobieve, claro. E o post de hoje foi escrito em colaboração com ela, para mostrarmos algumas dicas para facilitar a sua implementação da Mobieve.

Tenha paciência e foco no resultado final

A organização é um processo e encontrar a ferramenta certa para se organizar é essencial para um assessor. Algumas pessoas são mais tecnológicas outras analógicas. A Nádia, por exemplo, gosta muito dos dois e usa ambos sem problemas. Ela carrega todas as informações que precisa sobre os eventos que está organizando na Mobieve, mas não dispensa a agenda “física” dela.

A Mobieve é muito boa para quem tem muitos documentos, planilhas e anotações. Conseguir deixar tudo em ordem e organizado e em um único lugar, faz com que seu dia renda mais e que você tenha mais tempo livre.

Admitimos que geralmente é necessária uma pequena jornada para migrar das planilhas para a plataforma. A Nádia mesmo assume que “no começo tem que perder umas horinhas, tem que ter dedicação, não dá pra fazer um pouquinho agora, um pouquinho depois, tem que pensar no resultado final”. Ela diz que ao começar a cadastrar seus clientes e eventos é importante reservar algumas tardes ou noites (ter um tempo só seu) e ir registrando um por um.

Levantar todos os dados e catalogar tudo na Mobieve pode tomar um certo tempo, e como qualquer outro sistema, a base de dados não vem pronta, você que tem que inserir tudo lá. Mas a Nádia, por exemplo, garante que demorou de 3h a 4h, no máximo, para migrar cada um de seus eventos.

Ter paciência faz parte… “Assim como o assessor tem que ter organização e determinação para planejar um casamento, é preciso tirar um tempo pra receber coisas novas” ela diz, e a Mobieve, depois de implementada, pode te ajudar muito. Pensando a longo-prazo, é só um pequeno período de adaptação, se comparado com toda a economia de tempo que você terá no futuro, quando for inserir seus novos eventos.

Defina suas prioridades

Além do tempo que um assessor passa com os noivos, tem sido cada vez mais comum trabalhar fora do expediente. Somam-se as horas gastas com fornecedores, deslocamento e os cuidados com a casa e a família e as 24 horas do dia parecem passar num piscar de olhos. Então, como dar conta de tudo e controlar melhor o tempo, para usarmos ele a nosso favor?

Este é provavelmente o maior segredo para um gerenciamento mais eficiente do seu tempo: Definir quais as suas tarefas mais importantes e quanto tempo deve ser destinado para cada uma delas. Com isso, você prioriza o mais importante e evita perder tempo com tarefas que exigem menor atenção. Ao definir suas prioridades você evita a sensação de não saber por onde começar.

A Nádia diz que no primeiro momento em que conheceu a Mobieve, ficou muito ansiosa porque queria colocar tudo em prática de uma só vez. Foi quando ela respirou fundo e traçou uma estratégia: “Tentei começar pela minha lista de prioridades. Eu tenho “x” casamentos, mas dei prioridade em cadastrar os que estavam mais próximos, que iam acontecer ainda esse ano.”

Migre em pequenos passos

Assim que definir por onde começar, dedique o tempo necessário para cadastrar cada casamento até o fim. Só então inicie o próximo cadastro. O tempo gasto alternando entre eventos pode acabar sendo maior do que você imagina. Uma boa dica é usar suas antigas planilhas como um checklist, criar uma coluna extra nelas e ir marcando o que já foi transferido para a plataforma.

Crie um Modelo de Evento Seu

O Modelo de Evento da Mobieve é formado por uma lista de tarefas com prazos definidos e uma planilha de custos com valores estimados. Usando os seus Modelos, você vai poupar muito tempo ao planejar um novo evento.

Assim que você faz o cadastro e abre a plataforma você vai ver que já existe um Modelo de Eventos carregado na sua conta chamado “Checklist de Casamento Completo”. A Nádia conta que quando viu esse modelo, pensou “como eu vou começar? porque é muita informação e o checklist é muito completo!”.

O primeiro passo é duplicar o Checklist que já vem na ferramenta e criar o seu próprio Modelo de Evento. O importante é entender que você vai precisar configurar o seu Modelo apenas uma vez, e depois que o sistema estiver programado de acordo com o seu método de planejamento, você consegue organizar cada evento com um clique.

No processo antigo, com os documentos do Word e Excel, você provavelmente ia copiar um dos arquivos de um evento antigo e reescrever tudo o que fosse necessário. Com a Mobieve você cria o Modelo apenas uma vez, definindo toda a lista de tarefas, prazos e estimativas de custos. Depois disso você consegue usar o Modelo em qualquer evento.

O Modelo gera automaticamente uma lista de tarefas e uma planilha de custos específica para cada novo evento. Utilizando os prazos do Modelo, o sistema cria uma lista de tarefas com datas reais de acordo com a data desse Novo Evento. E a planilha de custos também é gerada automaticamente. Por fim, a estimativa de valores é feita de acordo com o orçamento do evento.

Você também pode utilizar os Modelos de Eventos para separar seus eventos por categorias e subdividir eles por diferentes tipos como:

  • eventos com diferentes orçamentos;
  • eventos com diferentes atendimentos (assessoria do dia, parcial, completa);
  • ou outros tipos de eventos como formaturas, casamentos, empresariais e acadêmicos.

Crie os eventos do zero

Depois de finalizar a configuração dos seus Modelos é hora de personalizar cada evento. Utilizando os Modelos de Eventos, você vai automatizar uma parte importante do seu processo e ganhar tempo para planejar os detalhes do evento. Como a Nádia mesma diz: “Cada evento é único, porém mesmo a ferramenta sendo universal, tem coisa que a gente tem que ajustar.”

Enquanto está em casa, a Nádia aproveita para criar os novos eventos na plataforma e conta que um truque legal é: assim que criar o evento, entrar na lista de tarefas dele e ir excluindo o que você já sabe que aquele casamento não vai ter, como por exemplo o “transporte”. Ela explica que “assim, ao mesmo tempo que eu consigo aproveitar a base de dados eu consigo personalizar cada evento, é muito prático”.

Ela conta que quando conheceu a Mobieve, se preocupou bastante em cadastrar tudo e dá mais uma dica importante: “Mesmo os casamentos que já estavam em andamento eu tomei o cuidado de colocar todas as tarefas, até as que já estavam finalizadas, como se fosse um projeto novo, iniciado do zero, e em seguida passei o convite para o casal”.

É importante que tudo esteja documentado desde o início, pois além da possibilidade da assessora se organizar melhor, a Mobieve também permite que o casal planeje o evento junto, sem que você nem eles podem se percam em nenhum detalhe. A organizadora de Maringá ainda acrescenta que as planilhas podem ser úteis, “mas hoje com a Mobieve eu consigo anexar um contrato, anexar um comprovante de pagamento. O que eu percebi que os noivos gostaram é da facilidade de ter tudo em um único lugar.”

Escolha um casal para um teste inicial

Configurar os Modelos de Eventos. Criar os eventos. Ajustar as tarefas do eventos. Adicionar fornecedores nos custos dos eventos… Pronto, você já configurou 90% da Mobieve, agora falta convidar os noivos.

Sua equipe e o casal poderão facilmente ter acesso a todas as informações do evento e ajudar a planejar tudo com você. Para começar sem erro, a Nádia sugere que você escolha a dedo um dos seus casais para testar a plataforma e aprender junto com você sobre os novos recursos.

É legal que você escolha um casal com quem já tem mais intimidade, para usá-los como amostra no seu período inicial de experiência com a ferramenta. É com eles que você vai cometer os primeiros erros e criar suas estratégias iniciais para apresentar a Mobieve para seus outros noivos.

A Nádia conta que quando enviou o convite para o seu primeiro casal testar a Mobieve, ela primeiro explicou qual era a proposta em uma reunião e depois conta que: “foi tudo muito rápido, como eu disse é tudo muito didático, e eles tiveram muita facilidade”.

De acordo com a Nádia planejar um casamento “é uma via de duas, três, quatro mãos.. é um trabalho que a gente faz juntos… É um trabalho que envolve muito planejamento. Para realizar um evento a gente precisa de ajuda. A gente coordena o trabalho, mas não fazemos nada sozinho, seja no dia do evento ou antes dele”. E quem melhor pra te ajudar a organizar um casamento do que os próprios idealizadores do evento?

Leve a Mobieve nas reuniões com seus noivos

Ao organizar um casamento, a Nádia serve como uma facilitadora, conectando os casais aos fornecedores e planejando cada detalhe para que os sonhos dos noivos se realizem no dia da festa. Ela, a equipe e o casal vão passar muito tempo juntos, desde o momento da contratação até o dia do casamento. Por isso, ela trabalha em conjunto com noivos para criar suas próprias soluções e gerar processos que funcionem para cada casal.

Nas reuniões ela ajuda seus clientes a conhecerem a plataforma, e apresenta todos os recursos e como eles vão poder manter contato pelo ambiente online. “Em cada reunião eu levo o computador, abro a Mobieve e mostro como vai ser, explico a parte de tarefas (nessa parte, a manutenção é minha) e ensino a parte de manutenção dos custos do evento para o casal, porque eles já abasteciam essa parte do financeiro (que é a parte que eles realmente querem ter o controle).

A Nádia conta que a chave é levar a Mobieve em todas as reuniões. Isso ajuda a manter a plataforma atualizada e a preservar todas as informações do evento em um único lugar. Ela ensina os noivos a trabalharem com a ferramenta e a valorizarem o esforço necessário para manter a organização do evento: “Passo uma impressão do que é a plataforma, na primeira conversa e depois dou um mini-treinamento pra eles”. O segredo é convencer os noivos à manterem os dados atualizados, para que nenhum detalhe do evento passe despercebido.

No trabalho em equipe você precisa conhecer bem cada um, somos pessoas diferentes e temos que respeitar as opiniões e necessidades de todos. A Nádia adiciona, que a Mobieve facilitou muito o envolvimento de todos (ela, a noiva e o noivo) como equipe e também a troca de informações entre eles.

Leia o depoimento dela:

“Eu percebi que dos meus casais, os noivos tinham mais facilidade em usar o Excel, e as noivas queriam mais saber da coisa prática, e na Mobieve os dois participam… E eles acham legal, porque eles não dependem só de mim, eles querem participar, querem fazer, e aqui não tem nada oculto deles, está tudo na mão. Então eles foram me ajudando na parte do financeiro, e eu fui ajustando as tarefas, nome do fornecedor, e por aí vai…”

Implementação da Mobieve

A Nádia considera que a vida pré Mobieve era muito mais difícil. Ela sempre foi muito organizada e sempre gostou de ter tudo formalizado, mas isso resultava em muitos arquivos de cada casamento. E a organização dela acabava se resumindo à muitos arquivos no computador e muito papel na mão

As reuniões eram outro problema… As vezes ela imprimia todos os arquivos e levava um monte de papéis para as conversas. Durante o bate-papo tinha que anotar muitas coisas. Depois quando chegava em casa precisava passar tudo a limpo, pra depois enviar um e-mail pra noiva, aguardar as respostas e corrigir todos os arquivos… Imagina só!?

A assessora conseguiu visualizar o lado positivo de se organizar com mais eficácia e o valor de ter tudo reunido em uma única plataforma. Ela manteve o foco no resultado final que a Mobieve poderia trazer para ela, e implementou o serviço com facilidade.

Assim como organizar um casamento, implementar um sistema na sua empresa acaba sendo uma questão emocional. “Assessoria é igual à tempo, então cada minuto é precioso,” ela afirma. E foi o que ela levou em consideração quando a chegou à conclusão que a implementação de um novo processo era necessário para melhorar tanto a sua produtividade, quanto o seu bem estar.