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Ser cerimonialista da um trabalhão, isso todo mundo já sabe. Porém existem maneiras de otimizar seu tempo, processos e plataformas para que a sua vida fique mais simples e seu trabalho o mais fácil possível.

Baseados no depoimento da Michele Barboza da Primordial Assessoria e Cerimonial, de Nova Iguaçú (RJ), separamos aqui neste post os 6 segredos que toda cerimonialista precisa saber para melhorar seus processos, ganhar tempo e qualidade de vida.

1. Livre-se das Planilhas

A maioria dos cerimonialistas ainda utilizam o Excel como a plataforma principal de gerenciamento de todos os eventos que está organizando, mas isso pode se tornar uma confusão!

Além de não ser uma ferramenta específica para planejamento de eventos, o Excel pode ser muito confuso, tanto na hora de organizar o evento quanto na hora de mostrar as planilhas para os noivos. Você acaba se perdendo em inúmeras planilhas, colunas, quadradinhos coloridos…

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A Michele nos disse que perdia muito tempo para planejar os eventos. A organização do cronograma, datas e o vínculo dos fornecedores toma muito tempo. E a empresa não conseguia passar o planejamento para os clientes de forma adequada.

Tudo isso pode ser muito mais fácil se você utilizar uma plataforma específica para organização de eventos, pensada e feita exclusivamente para cerimonialistas!

2. Ganhe mais tempo

Facilite seu trabalho otimizando seus métodos, processos, checklists, etc. Utilize “modelos pré-formatados”, fáceis e exclusivos para organização do tipo de evento com o qual você trabalha, com uma plataforma específica para isso.

Utilizando os modelos de eventos da mobilize, a equipe da Primordial Assessoria passou a planejar um evento em menos de um minuto. A Michele diz que antes eles perdiam entre uma e duas horas só para montar a lista de tarefas (ou checklist) de um evento.

3. Conquiste a confiança do cliente

Adquira o hábito de apresentar os resultados para eles. Eles devem ter acesso a um lugar onde possam acompanhar a evolução da organização do evento e ficar de olho no orçamento. Quanto mais fácil e transparente for isso, mais segurança e confiança seus clientes vão ter no seu trabalho

Os clientes da Primordial Assessoria agora conseguem acompanhar o que a Michele e sua equipe estão realizando em seus eventos, e a recíproca é verdadeira: a empresa de organização fica à par do que o cliente já executou no evento e em tempo real.

Tanto a Michele, quanto suas assistentes, conseguem dizer com absoluta certeza em que estágio cada um de seus eventos está. Com essas informações, elas ficam tranquilas para os eventos que estão com as pendências em dia e são alertadas daqueles eventos em que precisam cobrar os noivos.

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4. Diminua a quantidade de reuniões com os clientes

Quanto tempo dura uma reunião com um cliente? Os organizadores têm que reservar uma (ou duas) horas do seu dia e parar todo o seu processo para esse tipo de atendimento.

Facilite a comunicação com os clientes, assim muitas dessas reuniões se tornam obsoletas. Ou seja, utilize as reuniões apenas para o que for realmente necessário.

5. Organize-se para organizar

Se você é organizador vai concordar com essa projeção. Organizar dezenas de eventos anualmente, cada um deles requerendo em média 15 fornecedores, orçamentos, contratos, parcelas, 200… 400 convidados à serem confirmados!

É um caminhão de informações que se torna um problema conforme a empresa vai se consolidando. Seja organizada e não se perca! Quanto mais fácil forem seus processos de organização, mais hábil a trabalhar com diversos clientes você se tornará.

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6. Se diferencie no mercado

As noivas das novas gerações são cada vez mais imediatistas. Não é incomum entrarem em contato em horários não-convencionais (sim.. depois das 18h ou ao fim de semana). As empresas têm de lidar com isso, é a verdade.

Então utilize métodos que otimizem a comunicação com o cliente, para que você esteja disponível para atender tudo o que requisitarem sem que isso se torne um incomodo em horários fora do trabalho ou que se misture em diversas mensagens pessoais e de trabalho em seu computador/celular.

Confira o depoimento completo da Michele

A Michele Barboza da Primordial Assessoria e Cerimonial lá de Nova Iguaçú (RJ) conheceu a gente por um grupo de Facebook e entrou em contato para entender mais sobre o mobilize eventos.

Ainda no Plano FREE ela já convidou uma noiva para testar a plataforma, assinou o mobilize e desde então a parceria é um sucesso. Conversamos e ela nos disse “Eu posso e quero compartilhar o que eu e as noivas ganhamos usando o mobilize!”.

Assista ao depoimento por completo

Saiba como ter tudo isso em uma plataforma só

Se interessou pelas dicas mas não sabe como vai fazer pra conseguir tamanha organização? Então conheça a mobilize eventos, nossa plataforma para cerimonialistas que te ajuda a ter todos esses segredos e muito mais!

A gente agradece muito a Michele pelo seu depoimento e pela parceria que, temos certeza, está só começando.

E citando a Michele:

“Não perca tempo! Corre lá e faça a assinatura da plataforma mobilize. Esse investimento vai valer a pena e você vai ver que o que estou falando nesse vídeo é real!”

Abraços, Tainan, da mobilize eventos.